Bereits seit Jahresbeginn müssen Geschäftsbriefe sämtliche Pflichtanga­ben unabhängig davon enthalten, ob sie auf postalischem oder elektro­nischem Weg verschickt werden.

Das ergibt sich als Nebeneffekt aus dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG, 10.11.06, BGBI l 06, 2553), wonach sich die Pflichtangaben nun auch ausdrücklich auf E-Mails erstrecken. Damit ist generell auch der externe Geschäftsverkehr be­troffen, der per E-Mail etwa mit Kunden, Lieferanten oder Behörden geführt wird. Generell müssen Einzelkaufleute und Personen- sowie Kapitalgesellschaften bei der Gestaltung ihrer Schreiben gesetzliche Vorgaben beachten. Dies soll es dem Empfänger erleichtern, sich sofort über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens zu informieren.

Wer nicht ins Handelsregister eingetragen ist, muss lediglich Vor- und Zuname ausweisen. Bei einer GbR ist die Angabe aller vollständigen Namen von allen Gesellschaftern notwendig. Ansonsten sind Informationen über das Handelsregister, den eingetragenen Firmennamen, über die Rechtsform und den Sitz erforderlich. Bei einer GmbH kommen Angaben über die Geschäftsführer und bei einer GmbH & Co. KG über die persönlich haftenden Gesellschafter hinzu.

Nachfolgend die Pflichtangaben im Einzelnen:

• Der Einzelkaufmann muss seine Firma gem. §37a Abs. 1 HGB mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, dem Ort der Handelsnie­derlassung sowie Handelsregistergericht und -nummer ausweisen.
• Für Personengesellschaften als OHG und KG gilt dasselbe wie für den Einzelkaufmann, wenn alle Gesellschafter natürliche Personen sind. Hinzu kommt der Rechtsformzusatz.
• Eine GmbH muss zusätzlich Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, alle Geschäftsführer mit dem Familiennamen und einem ausgeschrie­benen Vornamen ausweisen. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
• Für die GmbH & Co. KG gelten die Pflichtangaben für eine KG, hinzu kommen die für eine GmbH erforderlichen Daten.

Bei Verstößen kann das Registergericht Zwangsgelder von bis zu 5.000 EUR festsetzen. Zudem besteht die Gefahr der Abmahnung, wenn der Emp­fänger beispielsweise einen unlauteren Wettbewerbsvorteil geltend macht. Daher ist es notwenig, sich bei der Gestaltung von Briefbögen und E-Mails an die Vorgaben zu halten. Wo die Informationen zu stehen haben, ist nicht vorgeschrieben. Daher reichen Angaben in den Fußzei­len, in der Signatur oder im Absenderbereich der E-Mail aus. Sie müssen allerdings deutlich lesbar sein. Eine Visitenkarte als Datei-Anhang sowie Verweise oder einen Link auf die eigene Homepage reichen nicht.

Als Geschäftsverkehr gelten Mitteilungen außer Haus, also beispiels­weise Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigung sowie Bestell- und Lieferschein. Elektronische Post zwischen internen Abteilungen oder Niederlassungen sind hingegen nicht extern. Pflichtangaben sind ebenfalls nicht notwendig in Streu-E-Mails, die an einen unbestimmten Personenkreis gehen. Das betrifft zum Beispiel Werbepost.