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Für elektronische Rechnungen gelten besondere Vorschriften, die von ca. 80 Prozent der Unternehmen nicht eingehalten werden.

In vielen Buchhaltungen tickt eine Zeitbombe, die bei der nächsten Steuerprüfung ein Loch in die Bilanz reißen kann.

Ein selbst erstellter Ausdruck einer PDF-Eingangsrechnung in kein valides Rechnungsdokument im urnsatzsteuerlichen Sinn. Es ist hiervon kein Vorsteuerabzug gemäß § 15 Abs, 1 Umsatzsteuergesetz zulässig!

Für elektronische Rechnungen (auch PDF) gelten im Umsatzsteuergesetz nach § 14 Abs. 3 besondere Vorschriften. Wer sie nicht einhält, riskiert seinen Erstattungsanspruch. Jede Rechnung, die auf elektronischem Weg übermittelt wird, muss vom Versender mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Der Empfanger muss diese Signatur vor Geltendmachung der Umsatzsteuer prüfen, die Prüfung dokumentieren und das PDF gemeinsam mit der Signatur und Prüfprotokoll 10 Jahre elektronisch archivieren. Die Rechnung muss auf Anfrage des Steuerprüfers elektronisch bereit gestellt werden können, die erfolgreiche Signaturprüfung muss nachweisbar und ggf. noch einmal durchführbar sein. Für das Finanzamt ist nur die PDF-Datei inklusive Signatur ein relevantes Rechnungsdokument!