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Bei Essenseinladungen, die mit einer unternehmerischen Tätigkeit zusammenhängen, kann der Bewirtende unter bestimmten Umständen die Kosten für die Bewirtung als Betriebsausgaben steuerlich gewinnmindernd berücksichtigen. Für Erwerbstätige besteht unter bestimmten Umständen ein Werbungskostenabzug bei der Einkommensteuer. Des Weiteren kann die hierauf entfallende Umsatzsteuer als Vorsteuer berücksichtigt werden, wenn der Steuerpflichtige vorsteuerabzugsberechtigt ist. Besondere Nachweis- und Aufzeichnungsregeln sind zu beachten.

1.      Ertragsteuerliche Behandlung aus Sicht des Bewirtenden Für einen Unternehmer können die Bewirtungsaufwendungen gewinnmindernde Betriebsausgaben  (§ 4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz  – EStG) sein. Dies gilt auch für körperschaftssteuerpflichtige Kapitalgesellschaften, da sich die Ermittlung der Bemessungsgrundlage für die Körperschaftssteuer nach den Gewinnermittlungsvorschriften  im Einkommensteuergesetz  (§§ 4 ff. EStG) richtet. Bei einer „Privatperson“, die Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit bezieht, können die Kosten für eine Bewirtung gegebenenfalls Werbungskosten im Sinne des § 9  EStG darstellen.

1.1.            Was sind Bewirtungskosten? Bewirtungskosten sind nach R 4.10 Einkommensteuerrichtlinien (EStR) Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln und können entweder in voller Höhe, nur zum Teil oder überhaupt nicht abzugsfähig sein. Zu den Bewirtungskosten gehören auch Aufwendungen, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung stehen und im Rahmen des insgesamt geforderten Preises von untergeordneter Bedeutung sind, wie zum Beispiel Trinkgelder und Garderobengebühren.

Keine Bewirtungen sind aber nach den Einkommensteuerrichtlinien die üblichen Gesten der Höflichkeit, wie z.B. Kaffee und Kekse bei einer betrieblichen Besprechung. Ebenfalls keine Bewirtungskosten sind Produkt-/Warenverkostungen im Herstellungsbetrieb, beim Kunden, beim Zwischenhändler oder bei Messeveranstaltungen; hier besteht ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte und Waren. Diese Aufwendungen können als Werbeaufwand unbeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden. Dabei darf aber nur das zu veräußernde Produkt und ggf. Aufmerksamkeiten, z. B. Brot anlässlich einer Weinprobe gereicht werden. Ansonsten handelt es sich um geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten.
Bewirtungskosten können steuermindernd berücksichtigt werden, wenn sie betrieblich veranlasst und nach der allgemeinen Verkehrsauffassung in ihrer Höhe angemessen sind. Die Angemessenheit der Bewirtungskosten richtet sich nach den jeweiligen Branchenverhältnissen. Neben der Größe des Unternehmens, der Höhe des längerfristigen Umsatzes und des Gewinns sind vor allem die Bedeutung des Repräsentationsaufwandes für den Geschäftserfolg und seine Üblichkeit in vergleichbaren Betrieben als Beurteilungskriterien heranzuführen (H 4.10 EStR).

Bei den Bewirtungskosten für Geschäftsfreunde – das sind Personen, mit denen der Steuerpflichtige in geschäftlicher Verbindung steht oder diese anstrebt; dazu zählen auch Arbeitnehmer dieser Personen, nicht aber Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen selbst –  können nur 70 Prozent der angemessenen Bewirtungskosten berücksichtigt werden. Die besonderen Vorschriften für den Nachweis und die Aufzeichnungen hinsichtlich der Kosten müssen beachtet werden.

1.2.           Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten Sind die Bewirtungskosten betrieblich veranlasst, kommt es darauf an, ob sie auch geschäftlich veranlasst sind. Ein geschäftlicher Anlass besteht insbesondere bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden bzw. potentiellen Geschäftsfreunden. Als Geschäftsfreunde gelten Personen, mit denen Geschäfte abgeschlossen oder angebahnt werden sollen, einschließlich deren teilnehmende Arbeitnehmer, also z.B. Kunden, steuerliche und rechtliche Berater und Lieferanten. Auch die Bewirtung von Besuchern des Betriebs zum Beispiel im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit ist geschäftlich veranlasst. Von geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten können nach § 4 Abs.5 Nr.2 EStG nur 70 Prozent der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten steuermindernd berücksichtigt werden. Da den Bewirtungskosten auch Trinkgelder zuzurechnen sind, gilt hierfür auch die Einschränkung des Betriebsausgabenabzugs. Nach dem Urteil des Bundesfinanzhofes (BFH) vom 18.9.2007 (Aktenzeichen I R 75/06) zum Abzug von Kosten einer Bewirtung bei Schulungsveranstaltung sind Aufwendungen für eine geschäftlich veranlasste Bewirtung nach § 4 Abs. 5 des Einkommensteuergesetzes (EStG) steuerlich nicht abziehbar, soweit sie 70 Prozent des angemessenen Betrags übersteigen und ein Unternehmen im Rahmen einer Schulungsveranstaltung Personen bewirtet, die nicht seine Arbeitnehmer sind. Im konkreten Fall setzte ein Hersteller von Metallwaren zum Vertrieb seiner Produkte Fachberater und Handelsvertreter ein, die freiberuflich für ihn tätig wurden. Für diesen Personenkreis führte er ganztägige Schulungsveranstaltungen durch, bei denen die Teilnehmer auf seine Kosten verpflegt wurden. Der BFH bestätigte die Entscheidung des Finanzamts, das die Aufwendungen für die Verpflegung als von § 4 Abs. 5 EStG erfasste Bewirtungskosten angesehen und den Betriebsausgabenabzug entsprechend gekürzt hatte. Er entschied, dass Bewirtungsaufwand nur dann unbeschränkt abziehbar sein könne, wenn ein Unternehmer seine Arbeitnehmer bewirte. Die Bewirtung selbständig tätiger Geschäftspartner werde hingegen von der gesetzlichen Abzugsbeschränkung erfasst. Nach R 4.10 Einkommensteuerrichtlinien (EStR) sind betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen, die nicht geschäftlich bedingt sind, die Kosten für die Bewirtung eigener Arbeitnehmer. Diese können als Betriebsausgaben zu 100 Prozent steuermindernd berücksichtigt werden, ebenso wie die hiermit verbundenen Nebenkosten (Trinkgelder, Garderobengebühr).

1.3            Private Veranlassung der Bewirtungskosten Rein privat veranlasste Bewirtungskosten sind Kosten der allgemeinen Lebensführung und werden nicht steuermindernd berücksichtigt (§ 12 Nr.1 EStG). Wann Bewirtungskosten dagegen betrieblich veranlasst sind, ist eine Frage des Einzelfalles. Nach R 4.10 und R 12.1 Einkommensteuerrichtlinien (EStR) liegen grundsätzlich keine Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten vor, wenn der Steuerpflichtige Geschäftsfreunde in seiner Wohnung bewirtet oder anlässlich seines Geburtstages in einer Gaststätte. Die neuere Rechtsprechung sieht im Anlass der Bewirtung allerdings nicht mehr das allein ausschlaggebende Kriterium für die Einordnung als Werbungskosten/Betriebsausgaben. So hat der Bundesfinanzhof (BFH) in einem Urteil vom 11. Januar 2007 (VI R 52/03) die Kosten für die Abschiedsfeier eines pensionierten Berufssoldaten als Werbungskosten eingeordnet. An der Feier, die in einem Offiziersheim stattfand, nahmen Soldaten, Beamte und Arbeitnehmer des Dienstherrn des Berufssoldaten sowie geladene Gäste teil. In einem anderen Urteil vom 1. Februar 2007 sah der BFH (VI R 25/03) in den Kosten für ein Gartenfest Werbungskosten eines angestellten Geschäftsführers. Das Fest fand anlässlich seines 25jährigen Dienstjubiläums nur für seine Mitarbeiter und in seinem eigenen Garten statt. Die Entlohnung des Geschäftführers bestand neben einem festen Gehalt zu zwei Drittel aus variablen Tantiemen und seine Mitarbeiter sollten durch das Fest motiviert werden, was der Sicherung der Tantiemen des Geschäftsführers diente. Als weitere Kriterien neben dem Anlass der Bewirtung hat der BFH zur grundsätzlichen Einordnung von Bewirtungskosten als Werbungskosten und damit zur betrieblichen/beruflichen Veranlassung in diesen Urteilen folgende Kriterien aufgestellt:

• Als Gastgeber tritt das Unternehmen oder der steuerpflichtige Arbeitnehmer/Unternehmer auf.
• Die Gästeliste bestimmt das Unternehmer bzw. der Vorgesetzter oder der Arbeitnehmer.
• Die Gästen sind Kollegen, Mitarbeiter, Presse und Verbandvertreter oder  private Bekannte bzw. Angehörige des Bewirtenden.
• Der Ort der Veranstaltung ist im Unternehmen/Restaurant oder im Haus des Steuerpflichtigen.
• Der Charakter der Veranstaltung ist insgesamt eher betrieblicher bzw. privater Natur.

Achtung: Übernimmt eine Kapitalgesellschaft die Kosten für eine nicht betrieblich anerkannte, sondern rein private Bewirtung (z.B. Geburtstagsfeier) eines Gesellschaftergeschäftsführers, so sieht die Rechtsprechung hierin eine verdeckte Gewinnausschüttung. Sowohl bei der Kapitalgesellschaft als auch entsprechend bei einem Personenunternehmen werden die Kosten für die Bewirtung in diesem Fall nicht als Betriebsausgaben anerkannt. Da sie den Gewinn des Unternehmens nicht mindern dürfen, werden sie den Einkünften außerhalb der Bilanz wieder hinzugerechnet.
2.0     Umsatzsteuerliche Behandlung von Bewirtungskosten Der bewirtende, zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer kann nach § 15 Abs.1a Umsatzsteuergesetz (UStG) die in den Bewirtungsaufwendungen enthaltene Umsatzsteuer in voller Höhe von der Vorsteuer abziehen und nicht nur die nach § 4 Abs.1 Nr.2 EStG abzugsfähigen 70%. Nach der alten Fassung des § 15 Abs.1a UStG konnte nur die Umsatzsteuer von der Vorsteuer abgezogen werden, die auf diese abzugsfähigen 70 Prozent entfiel. Das hielt der Bundesfinanzhof (Urteil v. 10.2.2005, V R 76/03) für einen Verstoß gegen die europäische Richtlinie 77/388/EWG. Daher hat der Gesetzgeber den § 15 Abs.1a UStG neugefasst (siehe auch BMF-Schreiben vom 23. Juni 2005).   Für das freiwillig gezahlte Trinkgeld ist der Vorsteuerabzug allerdings nicht möglich. Hierzu führt Abschn. 149 Abs. 5 Umsatzsteuerrichtlinien (UStR) aus: „Zum Entgelt gehören auch freiwillig an den Unternehmer gezahlte Beträge, z. B. Trinkgelder, wenn zwischen der Zahlung und der Leistung des Unternehmers eine innere Verknüpfung besteht. Der im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe erhobene Bedienungszuschlag ist Teil des vom Unternehmer vereinnahmten Entgelts, auch wenn das Bedienungspersonal den Zuschlag nicht abführt, sondern vereinbarungsgemäß als Entlohung für seine Dienste zurückbehält. Dagegen rechnen die an das Bedienungspersonal gezahlten freiwilligen Trinkgelder nicht zum Entgelt für die Leistungen des Unternehmers. Achtung: Ertragsteuerlich sind den Bewirtungskosten auch Trinkgelder zuzurechnen sind (siehe unter 1.1 Was sind Bewirtungskosten). Beispiel: Von 100,00 € Bewirtungskosten sind 70,00 € als Betriebsausgaben abzugsfähig. Der vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer kann nun 19,00 € (19% USt von 100,00 €) von seiner Vorsteuer abziehen und nicht nur 13,30 € (19% USt von 70,00 €). 
3.0     Nachweis und besondere Aufzeichnung  Bei Bewirtungen in Restaurants hat der Steuerpflichtige einen besonderen Belegnachweis zu erfüllen. Der Nachweis kann auf einem Vordruck erfolgen, der häufig bereits auf der Rückseite der Restaurantrechnungen entsprechend vorbereitet ist, oder auf einem gesonderten Dokument, das mit der Rechnung zusammengeführt wird, zum Beispiel durch Aneinanderheften. Dieser Nachweis muss folgende Angaben enthalten:

• Anlass der Bewirtung (möglichst genau, allgemeine Angaben wie „Arbeitsgespräch“ genügen nicht)
• Namen der bewirteten Personen
• Unterschrift des Bewirtenden, also des Gastgebers.

Diesem selbst erstellten Nachweis ist die ebenfalls formal korrekte Rechnung des Restaurants (siehe auch unser Merkblatt „Rechnungen: Pflichtangaben“) beizufügen. Handschriftliche Rechnungen oder Quittungen genügen nicht. Eine vom Finanzamt zu akzeptierende Rechnung muss stets maschinell erstellt und mit einer Registriernummer (zugleich Rechnungsnummer) versehen sein. Weiter muss sie folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift der Gaststätte
• Tag der Bewirtung (maschinell eingedruckt)
• Genaue Bezeichnung der verzehrten Speisen, z.B. „Menü 1“, „Tagesgericht 2“, „Lunch-Buffet“. Allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke“ genügen nicht.
• Rechnungsbetrag in einer Summe inklusive Mehrwertsteuer sowie anzuwendender Steuersatz
• Ausstellungsdatum der Rechnung (auch wenn identisch mit Bewirtungsdatum)

Bei Beträgen von über 100 Euro muss nach Richtlinie 4.10 Abs. 8 EStR zusätzlich enthalten sein:

• Name des bewirtenden Steuerpflichtigen

Bei Beträgen von über 150 Euro müssen zusätzlich zu den oben genannten Angaben nach §14 Umsatzteuergesetz (UStG) mit Blick auf den Vorsteuerabzug folgende Angaben enthalten sein:

• Gesonderter Ausweis von Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag in Euro
• Anschrift des Bewirtenden (gegebenenfalls handschriftliche Ergänzung durch Gastwirt ausreichend)
• Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants.

Trinkgelder sollten direkt auf der Rechnung vermerkt und vom Empfänger abgezeichnet werden. Für alle Bewirtungen gilt, dass die entsprechenden Aufwendungen zeitnah, einzeln und gesondert von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind. Zur Bezeichnung der Teilnehmer ist grundsätzlich die Angabe ihrer Namen erforderlich, es sei denn, dies ist dem Bewirtenden nicht zuzumuten. Das ist insbesondere der Fall bei Betriebsbesichtigung durch eine größere Personenzahl und bei vergleichbaren Anlässen. Dann ist nur die Zahl der Teilnehmer und eine diese Personengruppe kennzeichnende Sammelbezeichnung ( z. B. „100 Mitarbeiter der Firma „Müllerelektronik“) anzugeben. Die Angaben zum Anlass der Bewirtung müssen erkennen lassen, mit was für einem geschäftlichen Vorgang oder welcher Geschäftsbeziehung sie zusammenhängt (z.B.: „Lieferung von Bauteilen an die Firma „Müllerelektronik“). Darüber hinaus sind Bewirtungsaufwendungen nach § 4 Abs.7 EStG nur abzugsfähig, wenn sie besonders aufgezeichnet sind. Hierbei geht es um besondere Voraussetzungen für die Buchführung bei Bewirtungskosten. Bei einer Gewinnermittlung durch Betriebvermögensvergleich müssen die Aufwendungen auf besonderen Konten im Rahmen der Buchführung gebucht werden. Im Fall der Einnahme-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) sind die Aufwendungen von Anfang an getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufzuzeichnen (R 4.11 EStR). In jedem Fall sind die Aufwendung fortlaufend und zeitnah aufzuzeichnen bzw. zu verbuchen. Allerdings müssen die Aufwendungen nicht auch noch nach Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass und die Bewirtung von Personen aus sonstigen betrieblichen Anlass getrennt aufgezeichnet werden.

Beispiel: Von 170,00 € Bewirtungsaufwendungen für Geschäftsfreunde sind nur 120 € angemessen. Von diesen können nur 100,00 € in der erforderlichen Form nachgewiesen werden. Daher können nur 70,00 € (70%) steuermindernd berücksichtigt werden.

4.0     Ertragsteuerliche Behandlung beim Bewirteten Bei dem Bewirteten kann es sich bei einer Bewirtung im beruflichen Umfeld entweder um einen anderen Unternehmer oder einen Arbeitnehmer handeln. Dabei kann der Wert der Bewirtungsaufwendungen eine ertragssteuerpflichtige Einnahme sein.

4.1.     Bewirteter Unternehmer  Für einen bewirteten anderen Unternehmer sehen die Finanzbehörden nach R 4.7 Abs.3 EStR im Wert der Bewirtungsaufwendungen aus Vereinfachungsgründen keine zu versteuernde Betriebseinnahme.

4.2.     Bewirteter eigener oder fremder Arbeitnehmer   Für den bewirteten Arbeitnehmer kann der Bewirtungsaufwand eine Lohnzuwendung in Form einer Sachzuwendung sein, für die er Lohnsteuer zu zahlen hat (§§ 19 Abs.1 Nr.1, 8 Abs.2 EStG). Dabei ist zunächst festzustellen, wann eine Zuwendung (Bewirtung) Arbeitslohn ist. Nach der Rechtsprechung ist eine Zuwendung nur dann Arbeitslohn, wenn der Arbeitnehmer dafür, dass er seine individuelle Arbeitskraft zu Verfügung stellt, eine objektive Bereicherung erhält, die Zuwendung also Entlohnungscharakter hat. Dies muss im Einzelfall entschieden werden. Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern bei bspw. regelmäßigen Dienstbesprechungen Mahlzeiten zur Verfügung oder gewährt regelmäßig verbilligtes Essen, ist grundsätzlich von Arbeitslohn auszugehen. Eine Ausnahme wird nur dann gemacht, wenn der Arbeitgeber ein überwiegendes eigenbetriebliches Interesse an der Bewirtung seiner Arbeitnehmer hat. Dann zählt der Wert der Bewirtung nicht zum Arbeitslohn der Arbeitnehmer. Nach der Rechtsprechung (BFH VI R 55/92, VI R 56/92, VI R 55/92, VI R 56/92 Urteil v. 5.5.1994) reicht es für eine solche Ausnahme aber nicht alleine aus, dass für eine Zuwendung (Bewirtung) allgemeine betriebliche Gründe sprechen und deshalb beim Arbeitgeber Betriebsausgaben entstehen. Die Bewirtung ist grundsätzlich als Lohnzuwendung einzuordnen. Eine Ausnahme, nach der keine Lohnzuwendung vorliegt, wird insbesondere dann gemacht, wenn der Arbeitsablauf einen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz nötig macht und der Arbeitgeber dann unentgeltlich Speisen und Getränke zur Verfügung stellt, die pro Mahlzeit einen Wert von 40 € nicht überschreiten. Weitere Beispiele siehe R 31 Abs.8 LStR. Mahlzeiten, die ein Arbeitnehmer im Rahmen einer geschäftlich veranlassten Bewirtung erhält, zählen nicht zu seinem Lohn, da auch hier das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers überwiegt. Die Angemessenheit der Bewirtungskosten richtet sich auch hier nach den jeweiligen Branchenverhältnissen. Ein höherer Preis bzw. luxuriöses Ambiente sprechen eher für eine Belohnung der Arbeitnehmer und damit für eine Lohnzuwendung.

Hinweis: Für Mahlzeiten, die der Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt an seine Arbeitnehmer abgibt, kann der Arbeitgeber nach § 40 Abs.2 Nr.1 EStG die Lohnsteuer zu einem Pauschsteuersatz von 25% erheben, wenn die Mahlzeiten nicht als Lohnbestandteile vereinbart sind.

4.3     Bewirtung im Rahmen von Festen und im Rahmen einer Betriebsveranstaltung Problematisch sind die Fälle, in denen der Arbeitgeber ein Fest für einen Arbeitnehmer/Angestellten ausrichtet. Nach der Rechtsprechung ist die Bewirtung von Gästen im Rahmen eines Festes dann kein Arbeitslohn, wenn es sich um ein Fest des Arbeitgebers handelt. Ob ein Fest als Fest des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers einzuordnen ist, entscheidet sich nach den Umständen des Einzelfalls. In einem neueren Urteil hat der BFH (Urteil v 28.1.2003 VI R 48/99) auch diese Frage nach den bereits oben genannten Kriterien (Auftritt als Gastgeber, Einfluss des Arbeitgebers auf die Einladungsliste, die Zugehörigkeit der Gäste zur Presse oder zu Geschäftspartnern des Arbeitgebers, etc.) entschieden.

Die Bewirtung im Rahmen einer herkömmlichen Betriebsveranstaltung (z.B. Weihnachtfeier, Betriebsausflug) ist nach den R 31 Abs.8 und R 72 Abs.3 und 4 LStR grundsätzlich kein Einkommen des Arbeitnehmers, solange die Aufwendungen des Unternehmers an den einzelnen Arbeitnehmer die Grenze von 110 € einschl. Umsatzsteuer je Veranstaltung bei zwei Veranstaltungen pro Jahr nicht überschreitet.